REKLAMA

23. Getting Things Done, czyli jak poukładać sobie życie

Czasami odnoszę wrażenie, że największym problemem obecnego społeczeństwa jest ciągły brak czasu. Przeklęte słowa, które pewnie każdej z Was są doskonale znane. No i ja w tej kwestii nie jestem wyjątkiem, jednak od jakiegoś czasu zaczęłam stosować coś na wzór metody Getting Things Done, oczywiście troszkę zmodyfikowanej do moich potrzeb. Pozwoliło mi to nieco obiektywniej spojrzeć na moją wydajność w ciągu dnia, ale przede wszystkim odsunęło sporo zmartwień odwiecznie zaprzątających mi głowę.

Mówiąc bardzo ogólnie metoda Getting Things Done (w skrócie GTD) opracowana przez Davida Allena ma pomóc Nam oczyścić umysł ze wszystkich spraw o których trzeba pamiętać, a o których niejednokrotnie zapominamy w tej najważniejszej chwili. Wydawałoby się, że nie mamy w cale AŻ tak wielu spraw na głowie, jednak gdy zobaczymy całą listę uzbiera się tego dość sporo, a co najgorsze - ciągle myślimy o tym co jeszcze mamy do zrobienia dziś, w tym tygodniu itd.Jak więc można sobie pomóc? 

GTD polega na spisywaniu wszystkich ważnych spraw, terminów i innych nawet najbardziej błahych rzeczy na poukładane i przejrzyste listy. W jakiej formie one będą - zależy tylko od Was. Ja osobiście uwielbiam mieć wszystko na papierze, jasne i klarowne trzymać w rękach i móc sięgnąć po to w każdej chwili, dlatego moje Listy Zadań mają swój specjalny segregator. Każda kategoria ma osobną koszulkę w środku, mogę je w każdej chwili wyjąć, coś dopisać, coś wykreślić, wsadzić coś do koszulki związanej z daną kategorią. Można to robić w plikach na komputerze, są nawet specjalne programy do tego typu rzeczy... możliwości jest mnóstwo.

Ale może zacznijmy od początku!

Ten system opiera się na 5 krótkich etapach:

1. Kolekcjonowanie

2. Analiza

3. Porządkowanie

4. Przegląd

5. Realizacja1. Kolekcjonowanie to zwyczajne zbieranie wszystkich tych ważnych informacji o których ciągle trzeba pamiętać w jedno miejsce, nazwane koszykiem. Może być to plik w komputerze, kartka papieru, cokolwiek innego. Spisujemy wszystkie rzeczy, które mamy do zrobienia, dziś, jutro, za tydzień, za miesiąc, kiedyśtam. Dodajemy do tego także rzeczy, które zawsze chciałyśmy zrobić, ale wciąż brak nam czasu! Nie przerażajcie się tym, że lista będzie długa - im dłuższa tym lepiej, bo to znaczy, że macie teraz w jednym miejscu wszystko co niepotrzebnie Was rozprasza i zaprząta Wam głowę.

Najlepiej usiąść sobie każdego wieczoru i spisać wszystko co wpadnie Wam do głowy do takiego koszyka.2. Analiza i Porządkowanie

Okej mamy już wszystko spisane, ale w dalszym ciągu nijak pomaga Nam to funkcjonować. Trzeba to jakoś poukładać, żeby miało ręce i nogi. Co prawda system analizowania w GTD jest bardziej rozbudowany, ale ja sądzę, że takie rozdrabnianie się zupełnie zbędne dlatego połączyłam te dwie kategorie.

Teraz tworzymy sobie kilka zasadniczych list, dotyczących różnych sfer życia. Jak sobie to zrobicie - zależy wyłącznie od Was! Ja w swoim segregatorze mam takie listy jak: "Dom" - wszystkie rzeczy do wykonania w domu w kontekście sprzątania, zakupów itd., "Szkoła" gdzie mam zebrane wszystko o czym muszę pamiętać do szkoły, także zadania domowe czy prace długoterminowe! "Myself" gdzie mam wszystkie rzeczy tyczące się mnie, mojego rozwoju osobistego, pasji, także treningów.

Jak sobie to poukładacie jest sprawą naprawdę indywidualną, ważne by konteksty były przejrzyste i zrozumiałe dla Was, bo będąc np. w pracy nie będzie patrzeć na to, że trzeba iść na zakupy bo nie czas na to!

Warto sobie także zrobić listę "Kiedyś". U mnie funkcjonuje ona jako "Bank Pomysłów", gdzie zapisuje wszystko co chciałabym zrobić, ale nie jest to konieczne teraz. Czasami mamy jakieś błyskotliwe pomysły: miejsce wakacyjnego wyjazdu, kurs angielskiego, czy nauka tańca. Nie warto tego porzucać! Można to zgromadzić w jednym miejscu i czekać na luźniejszy okres w życiu, chwilę spokoju w pracy, by może za miesiąc, za pół roku powrócić do tego!

Mamy więc koszyk pełen najróżniejszych rzeczy, mamy odpowiednio poukładane grupy, czas więc opróżnić koszyk. Każda następne zadanie z naszego koszyka wpisujemy na odpowiednią listę kategoryzując w ten sposób rzeczy do zrobienia. Bierzemy każdą rzecz z listy po kolei i wpisujemy do odpowiedniej kategorii, bez pomijania! Każdą po kolei. Można także przypisać do każdej Uwagi typu: "PILNE" "do 15.11" itd., pomaga w wykonywaniu najpierw tych najważniejszych rzeczy ;)

A co jeżeli nie pasuje do żadnej kategorii? Jeżeli na razie nie wymaga od Nas żadnej akcji, bo np. czekamy na odpowiedź od kogoś innego? Skoro nie ma kategorii do której można to przypisać... tworzymy dodatkową (np. "Inne"), albo zupełnie wyrzucamy to z koszyka i z umysłu, bo jest nieistotne.

Czasami mamy większe projekty do realizacji i często trudno Nam się do nich zabrać bo właściwie nie wiadomo od czego zacząć. W takiej sytuacji warto sobie daną rzecz rozpisać na kilka mniejszych działań np:

Napisanie pracy magisterskiej:

- iść do biblioteki i wypożyczyć materiały

- zanalizować temat i stworzyć plan ramowy pracy

- zadzwonić do promotora 

itd.

I właśnie po to mam koszulki w segregatorze, mogę takie plany wsadzić do koszulki i mieć przypisane do kategorii.3. Przegląd

I tu zaczyna się cała zabawa. Żeby to miało ręce i nogi trzeba codziennie przeglądać nasze listy i porządkować je. Codziennie wieczorem siadamy, spisujemy do koszyka kolejne rzeczy do zrobienia i pomysły, układamy je na listach a rzeczy już wykonane wykreślamy! Mamy jasno ukazane co mamy do zrobienia, daje to niesamowite poczucie kontroli nad własnym życiem! I o niczym nie zapominamy! ;) Skuteczność tej metody warunkuje SYSTEMATYCZNOŚĆ (której dodatkowo można się przy tym nauczyć).5. RealizacjaKluczowy element tej metody. Mamy wszystko jasno ukazane, więc jedyne co Nam zostaje to wziąć się do roboty! Pomocne może okazać się także spisywanie na kartkę rzeczy do wykonania danego dnia i noszenie jej przy sobie, czy też wieszanie w widocznym miejscu. Wykonanie całej listy daje ogromną satysfakcję, więc jeśli mamy problem z tym kluczowym elementem czyli zmotywowaniem się do pracy warto zrobić sobie z tego swoistą rywalizacje, potraktować jako wyzwanie itd. Na swoim przykładzie wiem, że na początku bywa trudno, bo jestem człowiekiem który uwielbia planować, ale z realizacją tych planów już gorzej.

Może się to wydawać zbędne, bez sensu, bez większego wpływu na życie. Też tak na początku myślałam. Haczyk tkwi w tym, że ta metoda nie wniesie spektakularnej rewolucji do naszego życia tylko pomoże Nam je usprawnić. Jeżeli faktycznie będziemy sumiennie aktualizować listy i po kolei bez ociągania i przekładania na później wykonywać zadania okaże się, że w cale nie jesteśmy tak zapracowani jak Nam się wydawało. To ciągłe odkładanie rzeczy na później powoduje nawarstwianie obowiązków. Jeżeli umiejętnie wpleciemy tam treningi i zdrowie skończy się nasze zaniedbywanie tej sfery życia, wszystko stworzy harmonijną całość, a my będziemy wykorzystywali 100% czasu jaki oferuje Nam każdy kolejny dzień!

Ten system pomógł mi lepiej zorganizować sobie czas, nie marnować go (kiedy widzę ile rzeczy mam do zrobienia po prostu nie mogę tak bezczynnie siedzieć!). Nauczyłam się czerpać radość, satysfakcję ze skreślania kolejnych zadań na liście! To bardzo ciekawe doświadczenie!źródło.

A Wy? Słyszałyście o tej metodzie, stosowałyście ją?

0 komentarze:

Copyright © 2012 A co tyjesz